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5.文件整理及寄送
當所有基本文件都準備完成後，剩下來的就是整理和寄送了。文件的包裝、排序都會影響審查委員的第一印象。至於文件該送到何處？寄送方式？都會影響文件是否能趕在期限之前送達。
文件整理：
一份細心整理包裝的文件會給人良好的印象，也是一種對觀看者的體貼，無形中可增加文件的說服力。但基本上，包裝是件費時費工的程序，也沒有絕對的準則，應衡量個人的時間、設備、金錢... ，來決定要做到何種程度。畢竟，內容才是最重要的東西，切莫本末倒置！以下就幾個步驟說明：
用紙：一般以 A4 紙規格列印文件；影印用紙本身因磅數的不同，而有厚薄不同的差異，厚紙較具質感；此外，另有雷射印表機專用的紙張，效果不錯。
打字、列印：可分為申請表格和自備文件來說明：
申請表格：一般學校都會要求表格要以Print（印刷體）書寫或是 Type（打字），以手書寫或打字並無硬性規定，若非時間緊迫，最好採用打字。打字機可分為兩類：電動打字機和機械式打字機；電動打字機字型漂亮，又多有自動修改功能，非常方便，且又能自行選擇調整字距、行距等，故建議：盡量使用電動打字機。
自備文件：此泛指讀書計畫、履歷、論文摘要... 等等自行準備的文件。此類文件多半以電腦的文書排版編輯軟體處理之，簡單、方便、且修改容易。建議使用編輯軟體有Ami Pro 及 Microsoft Word ，此兩者都易學且容易上手。排版時的原則：清楚、舒適、美觀。列印則以雷射印表機為最佳。
排列順序：有些學校附有 Check List（文件清單），則可按照其順序排放，再將自己準備的補充文件（如畢業證書等）放在最後。如無，則可自行列印一張清單(Cover Letter)說明申請學校的名稱、附上的文件、科系、及申請入學的時間。文件的排列順序約如下所示：
申請費--匯票（Application Fee--Draft）
申請表格（Application Form）
讀書計畫（Statement of Purposes, Study Plan）
財力證明（Financial Statement）
自傳或履歷（Autobiography; Resume）
英文學歷證明文件（Diploma; Official Transcripts）
在校歷年成績單
GRE or GMAT 成績影本
TOEFL 成績影本
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